Este documento corresponde a las Políticas de Protección de Datos Personales aplicado en Servicios Logísticos Integrales Portuarios S.A.S – SERLINPO S.A.S.; contiene la forma como se responde a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 del 26 de junio de 2013, incluyendo los lineamientos para la atención de consultas y reclamos.

Este documento está a disposición de todos los funcionarios, clientes, usuarios, y demás partes interesadas, que requieran de su aplicación.

Para Servicios Logísticos Integrales Portuarios S.A.S – SERLINPO S.A.S., sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia, con NIT 901.162.436-0 y oficinas principales en la Calle 7 #4-32 Barrio Obrero, Ed. Katherine, en la ciudad de Buenaventura., con teléfono de contacto (60) (2) 2448772 ( “SERLINPO S.A.S.”), es muy importante su privacidad por lo que estamos comprometidos con la integridad, seguridad y confidencialidad de toda la información que puede asociarse o relacionarse con usted, a los cuales tenemos acceso en virtud de nuestra relación comercial.

En el desarrollo de sus actividades y sus relaciones comerciales, SERLINPO S.A.S. puede llegar a acceder, recolectar, recibir, administrar, transferir, transmitir datos personales, dentro de los que se incluyen su nombre, número de documento de identidad, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, número de teléfono, dirección de residencia física o postal, correo electrónico, nacionalidad, estado civil, profesión y nivel educativo, empresa donde trabaja y cargo que ocupa, referencias personales y laborales, antecedentes, información de cuentas bancarias y nombre del banco, dirección IP, tipo de browser de navegación, cookies, imágenes, fotografías, y huellas digitales, entre otros.

La información referida anteriormente no será entregada ni vendida a terceros y sólo será utilizada por las personas que se relacionan en este documento, y por aquellas que usted autorice. Toda la información será considera información confidencial y será objeto de medidas de seguridad apropiadas para protegerla de pérdida, uso indebido o no autorizado y alteración.

SERLINPO S.A.S. utiliza y utilizará en el futuro esta información, para desarrollar las finalidades aquí establecidas y aquellas expresamente informadas a usted al momento de recolectar sus datos. Para efectos de lo anterior, SERLINPO S.A.S. realiza Tratamiento (según se define a continuación) bajo los mandatos de la Ley 1581 de 2012 (la “Ley 1581”), el Decreto 1377 de 2013 (el “Decreto 1377”) y las demás normas que las adicionen, modifiquen o deroguen.

2.OBJETIVO

La finalidad de este documento es la de presentar la manera como Servicios Logísticos Integrales Portuarios S.A.S – SERLINPO S.A.S., responde a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 del 26 de junio de 2013.

3.ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Servicios Logísticos Integrales Portuarios S.A.S – SERLINPO S.A.S., considerada como la responsable y/o encargada del Tratamiento de Datos Personales.

4.DEFINICIONES

Con el fin de permitir una mejor compresión de este documento hemos establecido algunas definiciones, que tendrán el significado que aquí se les otorga o el significado

que la ley o la jurisprudencia aplicables les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Significa el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible: Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido podría generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Ley: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377, la Sentencia C-748 de 2011, y la jurisprudencia de la Corte Constitucional relacionada con los datos personales que sienta precedentes, y cualquier regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes en el momento en que comience el Tratamiento por parte de SERLINPO S.A.S., según dicha Ley sea modificada de tiempo en tiempo y dicha modificación aplique al Tratamiento realizado por SERLINPO S.A.S.
Política: Se refiere a este documento, en el cual está consignada la política de tratamiento de la información y que contiene las orientaciones y directrices en relación con la protección de datos personales y que incluye, entre otras cosas, (i) plena identificación del Responsable (nombre, razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono); (ii) las formas de Tratamiento de los Datos; (iii) las finalidades a las cuales están sometidos éstos; (iv) los Derechos de los Titulares; (v) los procedimientos para el ejercicio de los derechos en cabeza de los Titulares a través de consultas y reclamos, y (vi) la persona o dependencia encargada de atender todas las consultas de los Titulares.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su entrega a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Proveedor: Persona natural que por medio de orden de compra presta, vende, arrienda bienes y servicios a SERLINPO S.A.S. Esta categoría además contempla a los empleados personas naturales de los Proveedores de SERLINPO S.A.S., que ingresen a las instalaciones de la compañía.
Contratista: Persona natural que por medio de un contrato comercial o aceptación de oferta, presta, vende, arrienda bienes y servicios a SERLINPO S.A.S. Esta categoría además contempla a los empleados personas naturales de los Contratistas de SERLINPO S.A.S., que ingresen a las instalaciones de la compañía.
Deudor: Persona natural que adeuda a SERLINPO S.A.S., sumas de dinero o la prestación de bienes o servicios.
Accionista: Persona natural que es propietaria de 1 o más acciones en las que se divide el capital social de SERLINPO S.A.S.
Empleado: Persona natural que con la edad legal suficiente, presta sus servicios retribuidos y subordinados a SERLINPO S.A.S.
Usuario: Persona natural que utiliza las instalaciones de SERLINPO S.A.S., como por ejemplo: amarradores, dueños de la carga, operadores portuarios, agencias de aduana, agentes de carga, autoridades, agentes marítimos, clientes (navieras y clientes finales importadores y exportadores), trabajadores de SERLINPO S.A.S. y, en general, toda persona que utiliza las instalaciones o recibe servicios en las instalaciones o por parte de SERLINPO S.A.S. Esta categoría además contempla a los empleados personas naturales de los Usuarios de SERLINPO S.A.S., que ingresen a las instalaciones de la compañía.
Frames: Los frames (en inglés frame = cuadro, bastidor o marco) es un elemento implementado por Netscape, que permite dividir la pantalla en varias áreas independientes unas de otras, y por tanto con contenidos distintos, aunque puedan estar relacionados.
Spiders: Programa usado por los motores de búsqueda que rastrea la red y busca sitios web para indexarlos y facilitar su búsqueda por palabras clave. Los motores de búsqueda envían arañas para visitar un sitio y recolectar páginas web.
Hacking: En efecto, un hacker es una persona que tiene profundos conocimientos en informática, es decir, incursiona a detalle los sistemas operativos, la programación, arquitectura de computadoras, sistemas de comunicación de datos, entre otros. Su objetivo principal es conocer y demostrar que conoce. ¿Qué es el hacking en informática? ¿Pero… que es el web hacking? Centrándonos en la definición, el web hacking trata de buscar las vulnerabilidades o fallos de seguridad de una web.
password miming: sistemas informáticos o redes conectadas a un sitio, mediante acceso ilegal, extracción de contraseñas u otros medios
Servidores: Un servidor es un sistema que proporciona recursos, datos, servicios o programas a otros ordenadores, conocidos como clientes, a través de una red. En teoría, se consideran servidores aquellos ordenadores que comparten recursos con máquinas cliente.
Redes: Una red de computadoras, también llamada red de ordenadores o red informática, es un conjunto de equipos conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.)
look-up: Es una transformación con la función de comparar dos flujos de datos, uno de entrada y otro contenido en una estructura de búsqueda (tabla o fichero plano), en base a una o varias condiciones preestablecidas, y su objetivo es devolver los datos de búsqueda coincidentes; un parámetro por defecto o null en caso contrario.
Trace: En informática, traceroute y tracert son comandos de diagnóstico de red de computadoras para mostrar posibles rutas (rutas) y medir los retrasos de tránsito de los paquetes a través de una red de Protocolo de Internet(IP).
Sniffer: Un sniffer es una herramienta de software o hardware que permite al usuario supervisar su tráfico en Internet en tiempo real y capturar todo el tráfico de datos que entran y salen de su equipo.

5.CONTENIDO

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento ocurrido en el territorio de la República de Colombia por parte de SERLINPO S.A.S., sus empleados y, en lo que corresponda, aquellos terceros con los que SERLINPO S.A.S. acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de los Datos Personales de los cuales SERLINPO S.A.S. es Responsable.

Además, esta Política se aplicará a los terceros con quienes SERLINPO S.A.S. eventualmente celebre contratos de Transmisión de Datos Personales y demás Encargados, con el fin de que esas terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando traten Datos Personales por cuenta de SERLINPO S.A.S.

5.1.TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Los Datos Personales no podrán ser Tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares. Así mismo, SERLINPO S.A.S., los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

Si usted es empleado y SERLINPO S.A.S. obtiene sus Datos Personales, tenga en cuenta que SERLINPO S.A.S. utilizará sus Datos Personales para las siguientes Finalidades

Realizar análisis y verificaciones para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
Consultar en listas y en centrales de información de riesgo crediticio para establecer el cumplimiento de obligaciones financieras.
Obtener antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios.
Realizar estudios de seguridad.
Adelantar visitas domiciliarias.
Realizar evaluaciones sicológicas.
Realizar exámenes de desempeño.
Realizar exámenes médicos generales y pruebas psicotécnicas.
Reportar información a diferentes entidades para adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional.
Pagar nómina, parafiscales, pensiones, cesantías y seguridad social.
Expedir certificaciones laborales.
Expedir certificados de retención.
Solicitar referencias laborales y personales a terceros.
Transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar datos personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, aun
cuando el país de destino no ofrezca niveles de adecuados de protección.
Gestionar un banco de hojas de vida.
Vincular empleados al fondo de empleados.

Si usted es proveedor/consultor y SERLINPO S.A.S obtiene sus Datos Personales, tenga en cuenta que SERLINPO S.A.S utilizará sus Datos Personales para las siguientes Finalidades

Cumplir las obligaciones tributarias, contractuales y legales.
Evaluar y clasificar proveedores.
Tomar acciones para proteger derechos propios y de terceros.
Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
Consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
Expedir facturas, completar transacciones, adelantar pagos y cobros de cartera.
Enviar comunicaciones y solicitudes de productos y servicios.
Enviar información y solicitar autorizaciones.
Transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar datos personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, aun
cuando el país de destino no ofrezca niveles de adecuados de protección.
Crear bases de datos, gestionar y administrar la información.
Atender quejas, reclamos y peticiones y cumplir y ejecutar contratos.

Si usted es accionista y SERLINPO S.A.S. obtiene sus Datos Personales, tenga en cuenta que SERLINPO S.A.S. utilizará sus Datos Personales para las siguientes Finalidades

Contactar al accionista vía telefónica, correo electrónico, fax, etc.
Brindarle información general acerca de la compañía o de sus acciones.
Brindarle información acerca de la fecha y hora de reuniones ordinarias y extraordinarias de asamblea general de accionistas.
Reportar información a las autoridades cuando ello sea requerido por la ley u orden de autoridad competente.
Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
Consultar y reportar información a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
Realizar declaraciones de impuestos.
Inscribir y diligenciar libros de comercio y registro de accionistas.
Transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar datos personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, aun
cuando el país de destino no ofrezca niveles de adecuados de protección.
Reportar información a los bancos, cuando sea requerida por mandato de la ley.

Si usted es cliente y SERLINPO S.A.S. obtiene sus Datos Personales, tenga en cuenta que SERLINPO S.A.S. utilizará sus Datos Personales para las siguientes Finalidades

Prestar correctamente los servicios solicitados.
Ofrecer información de productos y servicios.
Contactar al cliente vía telefónica, correo electrónico, fax, etc.
Atender quejas, reclamos y peticiones.
Contactar al cliente para brindarle atención personalizada.
Atender al cliente en caso de emergencias.
Realizar encuestas de satisfacción.
Brindar asesoría técnica cuando así sea requerido.
Informar sobre promociones, sorteos y rifas y participar en las mismas.
Obtener información de preferencias de consumo, productos más utilizados y necesidades específicas.

Finalidades

Realizar actividades de mercadeo y comercialización de productos.
Transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar Datos Personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, aun
cuando el país de destino no ofrezca niveles de adecuados de protección.
Segmentar clientes y establecer nichos de mercado
Enviar invitaciones a eventos

5.2.BASES DE DATOS EN SERLINPO S.A.S.

Servicios Logísticos Integrales Portuarios S.A.S – SERLINPO S.A.S. maneja las Bases de Datos que se señalan a continuación:

Base de Datos de Usuarios.

USUARIO: persona que utiliza las instalaciones de la compañía, como por ejemplo: amarradores, dueños de la carga, operadores portuarios, agencias de aduana, agentes de carga, autoridades, agentes marítimos, trabajadores de SERLINPO S.A.S. S.A. y, en general, toda persona que utiliza las instalaciones o recibe servicios por parte de la compañía. Esta categoría además contempla a los empleados de los clientes y proveedores de SERLINPO S.A.S. S.A., que ingresen a las instalaciones de la compañía.

Base de Datos de Proveedores, Contratistas y Deudores.

PROVEEDOR: Persona natural que por medio de orden de compra presta, vende, arrienda bienes y servicios a SERLINPO S.A.S. S.A. Esta categoría además contempla a los empleados personas naturales de los Proveedores de SERLINPO S.A.S. S.A., que ingresen a las instalaciones de la compañía.
CONTRATISTA: Persona natural que por medio de un contrato comercial o aceptación de oferta, presta, vende, arrienda bienes y servicios a SERLINPO S.A.S. S.A. Esta categoría además contempla a los empleados personas naturales de los Contratistas de SERLINPO S.A.S. S.A., que ingresen a las instalaciones de la compañía.
DEUDOR: Persona natural que adeuda a SERLINPO S.A.S. S.A., sumas de dinero o la prestación de bienes o servicios.

Base de Datos Física de Accionistas.

ACCIONISTAS: Persona natural que es propietaria de 1 o más acciones en las que se divide el capital social de SERLINPO S.A.S. S.A. En esta base de datos se almacenan documentos físicos en los cuáles se encuentran registrados datos personales de cada uno de los accionistas de la Sociedad.

Base de Datos Digital de Accionistas

ACCIONISTAS: Persona natural que es propietaria de 1 o más acciones en las que se divide el capital social de SERLINPO S.A.S. S.A. En esta base de datos se almacenan datos personales de cada uno de los accionistas de la Sociedad en un archivo digital o software de gestión de accionistas.

Base de Datos de Empleados

EMPLEADO: Persona natural que con la edad legal suficiente, presta sus servicios retribuidos y subordinados a SERLINPO S.A.S. S.A.

Base de Datos de Clientes

CLIENTE: Persona natural o jurídica a la cual se les prestan servicios portuarios ya sea a las naves o a la carga (navieras o clientes finales importadores o exportadores).

Base de Datos de Huellas y Morfología de Usuarios

En esta base de datos se almacena la información correspondiente a las huellas digitales y datos morfológicos de todos los USUARIOS de las instalaciones de la compañía.

Base de Datos de Registros Fílmicos de Cámaras de Video Vigilancia

En esta base de datos se almacenan las imágenes captadas por las cámaras de video vigilancia del circuito cerrado de televisión de las instalaciones, vehículos o dispositivos tecnológicos que usa la compañía para sus respectivos procesos y procedimientos, en este se incluye la informacion de todas las personas ingresan y salen de las instalaciones de la compañía, tanto USUARIOS como EMPLEADOS y PROVEEDORES.

5.3.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Responsable del Tratamiento de Datos Personales es Servicios Logísticos Integrales Portuarios SERLINPO S.A.S., con domicilio en la calle 7 #4-32 Barrio Obrero en la Ciudad de Buenaventura (Valle). Colombia. Correo electrónico sistemas@serlinpo.com, teléfono (60) 2448772, extensión.

El área de TI de SERLINPO S.A.S con la asesoría Jurídica que contrate SERLINPO S.A.S. S.A., será el área encargada de velar por el cumplimiento de las Políticas de Protección de Datos Personales y en consecuencia, atenderá las solicitudes de consulta y reclamos, relacionadas con la Base de Datos de la cual es responsable y es quien debe dar reporte sobre la custodia y suministro de información a terceros. Para lo anterior, coordinará con las siguientes Direcciones la aplicación, control y cumplimiento de dichas Políticas:

Proceso de IT: exclusivamente respecto de la Base de Datos Personales de Usuarios; Huellas y Morfología de Usuarios; y Registros Fílmicos de Cámaras de Video Vigilancia.
Dirección Administrativa Financiera: exclusivamente respecto de la Base de Datos Personales de Deudores, Proveedores, Contratistas y Accionistas.
Proceso Comercial: exclusivamente respecto de la inscripción y renovación de la información de Clientes.
Gerencia General y Área de Planificación estratégica: exclusivamente respecto de la Base de Datos Personales de los Accionistas.
Proceso de Recursos Humanos y Área de Planificación estratégica: exclusivamente respecto de la Base de Datos Personales de los Empleados.

5.4.IDENTIFICACIÓN DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Tratándose de las Bases de Datos de Accionistas y Empleados, SERLINPO S.A.S. actuará como Responsable y las siguientes personas actuarán como Encargados del Tratamiento de Datos Personales:

Encargados del tratamiento de la Base de Datos de Empleados.

La empresa SERLINPO S.A.S. identificada con NIT No. 901.162.436-0, mediante las personas o empresas que SERLINPO S.A.S designe de acuerdo con sus funciones asignadas ya sea de mediante manual de funciones, contratos de prestación de servicios u otro tipo de contrato para que realice o efectué los procesos y procedimientos de los servicios de liquidación de nómina y de aportes a la seguridad social, serán los encargados de realizar el tratamiento de las Bases de Datos de Empleados.

Este tratamiento se realiza desde las instalaciones de SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero Buenaventura Valle del Cauca, así como a través de sus propios empleados designados para la ejecución de labores al interior de las instalaciones de SERLINPO S.A.S.

La empresa SERLINPO S.A.S. identificada con NIT No. 901.162.436-0, mediante las personas o empresas que SERLINPO S.A.S designe de acuerdo con sus funciones asignadas ya sea de mediante manual de funciones, contratos de prestación de servicios u otro tipo de contrato para que realice o efectué los procesos y procedimientos, para la elaboración de estudios de confiabilidad, serán los encargados de realizar tratamiento de datos de personal en proceso de selección.

Este tratamiento se realiza única y exclusivamente desde las instalaciones de instalaciones de SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero Buenaventura Valle del Cauca.

Encargados del tratamiento de la base de datos de Usuarios, Huellas y Morfología de Usuarios y Registros Fílmicos de Cámaras de Video Vigilancia.

La empresa SERLINPO S.A.S. identificada con NIT No. 901.162.436-0, mediante las personas o empresas que SERLINPO S.A.S designe de acuerdo con sus funciones asignadas ya sea de mediante manual de funciones, contratos de prestación de servicios u otro tipo de contrato para que realice o efectué los procesos y procedimientos de seguridad privada, serán los encargados de realizar el tratamiento de las Bases de Datos de Usuarios, Huellas o Morfología de Usuarios y Registros Fílmicos de Cámaras de Video Vigilancia.

Este tratamiento se realiza desde las instalaciones de SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero Buenaventura Valle del Cauca; así como a través de sus propios empleados designados para la ejecución de labores al interior de las instalaciones de SERLINPO S.A.S. S.A.

5.5.TRATAMIENTO

SERLINPO S.A.S. S.A., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.

5.6.FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS EN SERLINPO S.A.S. S.A.

SERLINPO S.A.S., realiza el Tratamiento de las Bases de Datos de Proveedores y Contratistas, Usuarios, Accionistas y Empleados. Dichos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de SERLINPO S.A.S., con las siguientes finalidades:

Para el envío de información a sus Usuarios, Proveedores y/o Contratistas, Accionistas y Empleados.
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los Usuarios, Proveedores y/o Contratistas, Accionistas y Empleados.
Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Proveedores y/o Contratistas, Accionistas mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de Servicio al Cliente, la evaluación de la calidad de su servicio y la invitación a eventos organizados o patrocinados por SERLINPO S.A.S., entre otros.
Para la interacción y verificación del cumplimiento de sus obligaciones legales por parte de los Usuarios, Proveedores y/o Contratistas, Accionistas y Empleados.
Para la invitación a eventos organizados o patrocinados por SERLINPO S.A.S..
Para consolidar un suministro oportuno y de calidad de bienes y servicios con sus Proveedores y Contratistas, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
Para la verificación de saldos de sus acreedores.
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Para mejorar y promocionar sus servicios y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, Usuarios, Proveedores y/o Contratistas, y Empleados, para las finalidades antes mencionadas.

5.7.DERECHOS DE LOS TITULARES DE LAS BASES DE DATOS

Los Titulares de las Bases de Datos personales, cuyos datos sean objeto de Tratamiento, entendidos como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión de dichos datos, cuentan con los siguientes derechos:

CONOCER, ACTUALIZAR Y RECTIFICAR: sus datos personales, el cual se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN OTORGADA: al responsable del Tratamiento, salvo cuando se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
SER INFORMADO: por el responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
REVOCAR LA AUTORIZACIÓN Y/O SOLICITAR LA SUPRESIÓN DEL DATO: cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
QUEJA: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley cuando se haya agotado antes el trámite de solicitud y/o reclamo ante SERLINPO S.A.S.
RECLAMO: Presentar reclamos ante SERLINPO S.A.S o el Encargado para corregir, actualizar o suprimir los Datos Personales.
SOLICITUD: Presentar solicitudes ante SERLINPO S.A.S o el Encargado para que le informen acerca de cuáles son los Dat o s Personales que tiene su base de datos y cuál es el uso que se le están dando.
SUPRESIÓN: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de SERLINPO S.A.S, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual que obligue a SERLINPO S.A.S a mantener los Datos Personales en su base de datos. En este caso, SERLINPO S.A.S en todo caso suprimirá los Datos Personales una vez se agote la obligación legal o contractual.

Estos derechos serán informados, al menos en términos generales, al Titular cada vez que se requiera obtener su Autorización a través de un formato de autorización, o a través del Aviso de Privacidad.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos consagrados en la Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de un documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Los legitimados deberán presentar la respectiva acreditación que los autoriza para ejercer los derechos de los Titulares.

5.8.DATOS SENSIBLES

SERLINPO S.A.S no realizará el Tratamiento de Datos Sensibles, a menos que el Titular otorgue su Autorización expresa para tal efecto. Este consentimiento en todo caso será facultativo y el desarrollo de las actividades de SERLINPO S.A.S no quedará condicionado a la obtención de los Datos Sensibles, a menos que haya un deber legal de suministrar ese tipo de Datos Personales. En este sentido, SERLINPO S.A.S podrá solicitar los siguientes Datos Sensibles:

BIOMÉTRICO: Imágenes, fotografías y/o grabaciones de voz.
DATOS QUE PUEDEN IMPLICAR DISCRIMINACIÓN POR SU TRATAMIENTO: Información relativa a la filiación política, religiosa o filosófica, origen racial o étnico, orientación sexual y género.
DATOS SOBRE LA SALUD: Historia clínica, antecedentes médicos, condiciones médicas, etc.

Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

5.9.PRINCIPIOS QUE INFORMAN LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente Ley.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Se garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5.10.AUTORIZACIÓN

Servicios Logísticos Integrales Portuarios S.A.S - SERLINPO S.A.S., debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

En consecuencia, el consentimiento deberá ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales, además que debe ser explícito y concreto, por lo cual no serán válidas las autorizaciones abiertas y no específicas.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por SERLINPO S.A.S., tales como:

Por escrito, esto es, diligenciando el formato de autorización para el tratamiento de datos personales FOR-JUR-001, ó el formato firma de personas en proceso de selección y empleados SERLINPO S.A.S. FOR-GTH-007, según corresponda.
A través de portal web (www.serlinpo.com Pagina web corporativa), en el momento en que el usuario o cliente se registra por primera vez ante SERLINPO S.A.S.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso SERLINPO S.A.S. S., asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por SERLINPO S.A.S., es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

Los Datos Personales que serán recolectados.
La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

5.11.PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por SERLINPO S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, de forma gratuita.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

Atención y respuesta a Peticiones y Consultas

En qué consiste el trámite:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SERLINPO S.A.S., a través de los medios indicados más adelante:

Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a SERLINPO S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Información respecto del uso que se le ha dado por SERLINPO S.A.S. a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

SERLINPO S.A.S. S.A., ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

Bases de Datos de Usuarios; Clientes; Proveedores, Contratistas y Acreedores; Huellas o/y Morfología de Usuarios y Registros Fílmicos de Cámaras de Video Vigilancia:

Comunicación dirigida a SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero en la ciudad de Buenaventura (Valle).
Solicitud presentada al correo electrónico: sistemas@serlinpo.com

Base de Datos Física y Digital de Accionistas:

Comunicación dirigida a SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero en la ciudad de Buenaventura (Valle).

Solicitud presentada al correo electrónico: sistemas@serlinpo.com
Punto de atención personal ubicado en las instalaciones de SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero en la ciudad de Buenaventura (Valle), Oficina: de radicación Secretaria General.
Teléfono fijo: (60) (2) 2448772.

Base de Datos de Empleados:

Comunicación dirigida a SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero en la ciudad de Buenaventura (Valle), area de Gestión de Talento Humano.

Punto de atención personal ubicado en las instalaciones de SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero en la ciudad de Buenaventura (Valle), Oficina: de radicación Secretaria General u Oficina: Gestión de Talento Humano.
Teléfono fijo: (60) (2) 2448772.

Atención y respuesta por parte de SERLINPO S.A.S. S.A.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Atención y respuesta a Quejas y Reclamos

En qué consiste el trámite:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SERLINPO S.A.S. S.A., a través de una queja o reclamo, presentado mediante los canales indicados más adelante:

La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. Sin embargo, deberá tenerse en cuenta que estas específicas solicitudes NO PROCEDERÁN cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos, como, por ejemplo, ocurre respecto de contratistas y accionistas.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

SERLINPO S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

Comunicación dirigida a SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero en la ciudad de Buenaventura (Valle).
Solicitud presentada al correo electrónico: siatemas@serlinpo.com.
Punto de atención personal ubicado en las instalaciones de SERLINPO S.A.S, ubicadas en la Calle 7 No 4-32 Barrio Obrero en la ciudad de Buenaventura (Valle), Oficina: de radicación Secretaria General u Oficina.
Teléfono fijo: (60) (2) 2448772.

Atención y respuesta por parte de SERLINPO S.A.S.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, SERLINPO S.A.S. S.A., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al departamento responsable, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.12.DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

Origen racial o étnico.
Orientación política.
Convicciones religiosas/filosóficas.
Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
Salud.
Vida sexual.
Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

SERLINPO S.A.S., de llegar a requerir el Tratamiento de Datos Personales de naturaleza sensible solicitará autorización expresa, previa e informada del Titular. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SERLINPO S.A.S., deberá:

Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Obtener consentimiento expreso que autorice el Tratamiento de datos sensibles.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

5.13.DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SERLINPO S.A.S. S.A., sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, SERLINPO S.A.S. S.A., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5.14.SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

SERLINPO S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad de SERLINPO S.A.S., se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. SERLINPO S.A.S., no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de SERLINPO S.A.S. y sus Encargados. SERLINPO S.A.S., exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

5.15.TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

SERLINPO S.A.S., podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a SERLINPO S.A.S., cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de SERLINPO S.A.S. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre SERLINPO S.A.S. y los

Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

Dar Tratamiento, a nombre de SERLINPO S.A.S. S.A., a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las Bases de Datos en los que se contengan Datos Personales.
Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

5.16.LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

5.17.VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de enero de 2022.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1.INTRODUCCIÓN